Как контролировать рабочее время сотрудников?
Тайм-менеджмент успешно применяется не только для планирования личного времени, но и для более рациональной работы сотрудников. Также применение основ тайм-менеджмента позволяет лучше контролировать рабочее время ваших подчиненных.
Итак, предпочтительнее жесткий или гибкий график?
Наверняка мы не откроем вам тайны, сказав, что результативность сотрудников намного больше зависит от их отношения к делу, нежели от графика.
При ответственной работе приходят они на час раньше или позже - совсем не важно.
Чаще всего в компаниях тайм-менеджемент применяют в качестве "кнута". Приемы тут понятные - жесткий график работы, наказания за опоздание, повышение норм производительности.
При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. А если люди его все же с горем пополам выполняют, то в следующем месяце он становится еще больше.
Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, заставляют вести подробный отчет всего, что сотрудники делали в течение рабочего дня.
Во-первых, это по-человечески неприятно, а во-вторых отнимает время на постоянную запись результатов хронометража.
Если по вашему мнению это необходимо, им может заниматься наблюдатель со стороны, не отвлекая сотрудников.
Как можно применять тайм-менеджмент с пользой?
Начните с системного анализа всей организации, - поймите, на что уходит драгоценное время.
Есть несколько элементарных способов повысить производительность труда.
Например, нанять секретаря, который будет экономить время остальных работников - отсеивать ненужные звонки, распределять информацию по офису.
Затем обратите внимание на "слабое звено" своей организации.
Обычно в таком отделе постоянно происходят ЧП и за счет этого тормозится работа фирмы в целом.
Также необходимо проанализировать, какие 20% товаров, услуг или клиентов дают вашей компании 80% прибыли, и обратить самые мощные ресурсы на поддержане этого направления.
Не поленитесь разработать комплексный подход к бизнесу. Напечатайте готовые формы, бланки, книги ответов часто задаваемые вопросы.
Есть еще ряд интересных и практичных подходов. Например, японская система 5С или Кайдзен.
5 простых шагов для улучшения "кармы компании":
1. Избавьтесь от всего ненужного.
2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место.
3. Содержите рабочее место в чистоте.
4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.
5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.
Когда человек перестает тратить время на ненужные операции, уже за счет этого он автоматически делает работу быстрее.
За счет того, что все можно легко и быстро найти, когда известно, кто и за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и результаты не заставят себя долго ждать.
Но имейте в виду: если ваши сотрудники не видят своей выгоды, то из-под палки их не заставить. Точнее, заставить можно, но толку не будет.
Выход очевиден - нужно не полениться, и рассказать, что получат сотрудники от введения новых правил.
Если человек, используя настенную доску для бумаг или стикеров, не забудет важных дел, и Вы ему доходчиво это объясните, то через месяц он будет воспринимать новый порядок как необходимый элемент работы.
Подведем итоги. Если работа творческая, требует креатива и сотрудники относительно автономны - могут работать с использованием современных технологий коммуникации - то лучше гибкий график. Работа в таком случае оценивается по результатам.
Если работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами - лучше жесткий график, когда все находятся на своих местах и это ускоряет работу.
Например, если вам нужно чтобы бухгалтер был все время на месте, вам не подойдет бухгалтер, который может приходить только 2-3 дня в неделю.
При этом дизайнер вполне может справляться со своими обзанностями и не приходя в офис.
Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более приятной и комфортной.